Guide des meilleures pratiques de workflow Jira (avec exemples)

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jira workflow best practices

Dans ce guide, je vais explorer avec vous le pouvoir des workflows chez Jira. Je traiterai des meilleures pratiques en matière de workflow Jira, ainsi que des exemples pratiques.

J’expliquerai également avec précision pourquoi vous pourriez souhaiter créer un nouveau workflow Jira, adapté aux processus de vos équipes, et comment vous y prendre.

Avec Jira, vous pouvez réellement adapter le système à vos besoins, en adaptant précisément les processus et les exigences de votre équipe. Il peut être vôtre. Et la manière de le faire est de construire ces schémas de workflow.

Note, en savoir plus sur Jira dans notre Guide Utilisateur Intuitif pour Jira.

Alors sans plus tarder, passons aux processus pour Jira :

Que sont les workflows Jira ?

Jira workflows

Les workflows dans Jira modélisent vos processus organisationnels et vous permettent de faire progresser les tâches dans le système.

Dans un workflow de travail extrêmement basique, cela pourrait signifier :

  1. créer un sujet, pour refléter une nouvelle tâche. Il aura un statut « À faire ».
  2. le marquer comme « en cours » une fois le travail commencé.
  3. ensuite, lorsque la tâche est terminée, vous pouvez la marquer comme étant « Terminé ». Et vous êtes déjà passé d’un bout à l’autre du workflow.

Jira a ses propres workflows intégrés. Ceux-ci incluent :

  • La gestion des tâches : Le workflow le plus simple possible pour effectuer les tâches le plus rapidement possible.
  • La gestion de projet : Un workflow très légèrement plus complexe, qui inclut un statut « En cours » pour mieux marquer le travail effectué sur la tâche.
  • La gestion de processus : Une structure dotée de plusieurs statuts et résolutions, qui commence à refléter la complexité des processus métier et de développement.

Cependant, il pourrait être préférable de créer votre propre workflow Jira personnalisé.

Pourquoi créer un nouveau workflow Jira

Creating a new jira workflow

La création d’un nouveau workflow Jira vous permet d’adapter le système à la manière dont votre équipe fonctionne.

Bien que vous puissiez utiliser le workflow standard de Jira pour pouvoir simplement déplacer un sujet de « Ouvert » à « En cours » et à « Complet », les choses sont souvent plus compliquées dans le monde réel.

Par exemple, si le travail doit être approuvé, vous devrez peut-être ajouter des statuts supplémentaires pour indiquer « En attente d’approbation », « Examen en cours » et « Examen terminé ».

Une autre raison de personnaliser les workflows est la diversité des équipes. Toutes sortes d’équipes utilisent Jira – du support client aux ressources humaines en passant par les développeurs. Des équipes séparées pourraient naturellement bénéficier de la création de leurs propres schémas de travail et de leurs propres exigences dans Jira.

Assurez-vous simplement de ne pas en faire trop, comme expliqué dans notre article sur le pire conseil (courant) pour Jira.

Lors de la personnalisation, il est important de penser à ce que vous faites et pourquoi.

Une communication claire est essentielle. Si vous pouvez utiliser des éléments et des fonctionnalités existants avec un minimum de tracas, cela pourrait constituer le moyen le plus simple d’aller de l’avant.

Si cela signifie que le système ne reflète tout simplement pas votre façon de travailler, et il peut s’avérer essentiel de déployer la personnalisation. Et vous pourriez voir un gros gain de productivité en conséquence.

Rôle des workflows Jira pour les équipes

Jira permet aux utilisateurs de consigner de manière transparente les tâches et les informations.

Il n’est pas nécessaire d’envoyer un e-mail à un collègue pour lui faire savoir qu’une tâche est disponible. Tout est suivi et enregistré automatiquement.

De cette manière, vous pourrez cartographier le traitement des tâches tout en éliminant la redondance.

Bien sûr, si vous utilisez Jira à d’autres fins, comme une base de données de CV, les workflows peuvent être encore plus utiles. En vous permettant de déplacer les sujets dans le système exactement comme vous le souhaitez.

Avantages et inconvénients de la modification des workflows

La création de workflow Jira correspondant à votre façon de travailler a pour avantage de rendre Jira beaucoup plus utile pour vous et votre équipe.

Cela vous permettra de vous assurer que tout est correctement enregistré sur le système. En proposant par conséquent de nouvelles informations sur le fonctionnement exact de vos processus.

Les inconvénients sont cependant :

  • Si vous souhaitez déployer la personnalisation, votre administrateur devra créer et gérer les modifications. Cela nécessite du temps et des ressources. En faire trop n’est probablement pas une bonne idée.
  • Il devra également s’assurer que l’instance continue de fonctionner correctement (y compris avec les applications et autres intégrations). Ce qui peut être assez difficile si vous ajoutez trop de personnalisations.
  • Un troisième inconvénient de la sur-personnalisation est la déconnexion de la communication entre les équipes. Si de nombreuses équipes commencent à utiliser différents workflows et conventions de dénomination, il peut être assez déroutant de commencer à collaborer. Ou lorsque les membres migrent vers de nouvelles équipes.

Les défis à relever pour amener les gens à utiliser les workflows Jira de manière structurée

S’agissant des workflows, l’un des plus grands défis consiste à s’assurer que les utilisateurs travaillent de manière structurée et utilisent correctement le système.

teamwork in jira workflows

Cela peut signifier qu’une fois qu’un individu commence à travailler sur un sujet, par exemple, il doit le marquer comme étant « En cours ».

Si on ne modifie pas le statut au fur et à mesure, Jira n’indiquera pas correctement le flux de sujets réel de l’équipe. Et il n’y aura pas de trace que l’utilisateur de Jira travaille sur le sujet à ce moment-là.

Cela a ensuite pour effet de créer un enregistrement partiel des activités de l’équipe. Jira sera donc beaucoup moins utile qu’il ne devrait l’être.

La solution consiste à s’assurer que tous les membres de l’équipe prennent l’habitude d’ajuster les statuts des sujets chaque fois que nécessaire. De cette façon, vous utiliserez les workflows comme prévu et garderez le système à jour.

Bien entendu, une partie de l’efficacité de ces workflows consiste également à garantir la mise en place d’un workflow clair et intuitif que les utilisateurs de Jira peuvent comprendre.

Pour vous assurer que les équipes progressent correctement dans les workflows Jira, il est judicieux de procéder à un audit régulier du processus.

Les éléments des workflows Jira

example jira workflow

Un workflow Jira est composé de quatre éléments de base : les statuts, les transitions, les cessionnaires et les résolutions. Cela répond à la question de savoir qui fait quoi, où il le fait et ce qui doit se passer ensuite.

Le statut du workflow

Un sujet ne peut avoir qu’un statut à la fois. Cela pourrait être quelque chose comme « En cours » ou « Terminé ».

Toutefois, lorsqu’on examine de nouveaux statuts, il convient de déterminer si un statut représente une activité ou une étape.

Par exemple, le statut « En cours d’examen » peut représenter une étape qui comprend en réalité plusieurs actions différentes.

Il peut être tentant de scinder ces actions. Mais cela entraînera inévitablement un workflow beaucoup plus complexe. Ce qui est moins transférable entre les équipes et les départements.

Le cessionnaire Jira

 

C’est la personne à qui le sujet est attribué et qui en est responsable. Et cela change souvent entre les différents statuts.

Lorsque la tâche est terminée, le nom du cessionnaire peut être supprimé.

Il existe plusieurs approches pour attribuer des sujets dans Jira. Ce dont nous avons discuté dans notre article Remettre les sujets à un nouveau cessionnaire Jira (les pièges et les meilleures pratiques)

Les transitions dans un workflow

Une transition est une connexion à sens unique qui relie deux états. Entre le statut « En cours » et «En cours d’examen », la transition peut être « Soumettre pour examen ».

Il peut y avoir des conditions pour savoir qui peut faire la transition et quand.

Par exemple, seul un administrateur de projet peut être en mesure de déplacer un sujet au-delà du statut « En cours d’examen ».

Les transitions peuvent également être définies de manière à notifier des parties spécifiques lorsque des modifications sont apportées. En fin de compte, les transitions mènent à une résolution.

Résoudre un sujet dans un workflow Jira

La résolution correspond à l’état final du sujet, par exemple «Fixé», «Terminé» ou «Ne résoudra pas».

Si vous souhaitez rouvrir des éléments fermés, vous devez supprimer la résolution. Si ce n’est pas le cas, le sujet maintenant actif semblera terminé et son nom sera barré d’une ligne.

Comment créer un nouveau workflow Jira

Pour créer un nouveau workflow Jira, vous pouvez soit copier un workflow par défaut, soit tout recommencer.

Attention, les workflows par défaut incluent diverses restrictions, telles que l’impossibilité de modifier les sujets résolus. Cela peut signifier qu’il est en fait plus facile de commencer avec une table rase.

Pour vous mettre au travail, vous voudrez utiliser le concepteur de workflow Jira, pour lequel vous aurez besoin des autorisations d’administrateur Jira.

Cet outil vous permet de modifier la mise en page de votre workflow et le chemin de progression des états et des transitions.

Il existe diverses entités à prendre en compte lors de la création d’un workflow Jira. Elles comprennent :

  • Statut – Statut du sujet (par exemple, « En cours » ou « En cours d’examen »)
  • Résolution – Pourquoi le sujet n’est plus en cours (par exemple, parce qu’il est terminé)
  • Conditions – contrôler qui peut déclencher une transition
  • Validateurs – n’autorisent les transitions que lorsque des informations spécifiques sont fournies
  • Post Fonctions – apporter des modifications supplémentaires aux sujets, parallèlement aux transitions (par exemple, supprimer une résolution lors de la réouverture d’un sujet)
  • Déclencheurs – activent automatiquement les transitions lorsque des événements spécifiques se produisent. Par exemple, déplacer un sujet de « En cours » à « En cours d’examen » lorsque le code est soumis à examen
  • Propriétés du workflow – définition de certaines propriétés pour les transitions. Par exemple, afficher uniquement les résolutions pertinentes pour le type de sujet spécifique
  • Schémas de workflow – détermination des associations entre un workflow et un type de sujet

Applications Jira pour les workflows

Les applications Jira peuvent également vous aider à personnaliser les workflows afin d’obtenir les effets souhaités.

Par exemple, vous pouvez empêcher la réouverture d’une sous-tâche Jira si le sujet auquel elle appartient est résolu. Ou créer un bouton d’annulation permettant d’inverser les changements de statut.

Vous pouvez également utiliser des applications pour créer des champs de données personnalisés.

Pour ce faire, vous pouvez créer ce dont vous avez besoin ou utiliser une application standard, telle que AM Utils ou Insight.

Exemples de workflow Jira

Le diagramme ci-dessus illustre les différentes manières dont les workflows peuvent fonctionner en fonction des besoins.

Cela pourrait signifier simplement déplacer une tâche d’un état à un autre.

Cela peut également signifier le déplacement de tâches entre plusieurs personnes ayant plusieurs états de résolution.

Vous pouvez voir le workflow d’assistance d’Idalko ci-dessous :

transitioning statuses in jira workflows

Ce workflow Jira permet des transitions dans plusieurs directions. La direction dans laquelle vous irez dépend de ce qui est requis.

Le workflow RH ci-dessous définit des étapes extrêmement détaillées pour l’intégration d’un nouvel employé :

 

Statuses in a Jira workflow

Dans ce cas, le workflow a plusieurs états marquant les tâches menant à l’arrivée d’un nouvel employé.

Il s’agit d’un workflow utilisé pour gérer un arriéré d’opportunité.

opportunity backlog workflow in Jira

  1. De nouvelles opportunités sont soulevées et assignées au chef de projet.
  2. L’équipe de gestion de portefeuille décide si cette opportunité doit être saisie (et affinée) ou rejetée.
  3. Les opportunités à l’étude sont détaillées, en évaluant le coût de développement et la valeur qu’elles apportent.
  4. En option, l’opportunité peut être documentée sur la confluence, ce qui permet des discussions sous forme libre et la collecte des exigences.
  5. Une fois que tous les détails requis ont été rassemblés, les opportunités sont classées dans le statut « à décider ».
  6. À ce stade, une décision formelle peut être prise pour inclure cette opportunité dans un plan de développement. Bien sûr, l’opportunité peut être coûteuse
  7. à développer (et être rejetée) ou être mise « en suspens » si les circonstances ne permettent pas de commencer son développement.
  8. La R&D utilise la file d’attente « à livrer » pour sélectionner les opportunités à inclure dans les prochaines versions.
  9. Le classement des opportunités est donc très important, car la R&D se concentrera sur les meilleures.
  10. La R&D traduira les opportunités en épisodes / histoires dans les projets de publication.
  11. Le statut de l’opportunité passe à « En cours de développement », et l’opportunité est liée aux épisodes et histoires connexes.
  12. Une fois que le produit est livré (c’est-à-dire qu’il peut être installé chez le client), l’opportunité est fermée.

L’image ci-dessous illustre le workflow Jira par défaut. Ce qui permet des transitions dans plusieurs directions à partir de tous les statuts.

Jira workflow example

Ce workflow Jira offre une grande flexibilité quant à la manière dont le Sujet peut être déployé.

Meilleures pratiques pour tester les workflows dans Jira

Tester votre nouveau workflow est essentiel. Et cela se fait en plusieurs étapes distinctes, à commencer par la phase de planification.

Phase de conception du nouveau workflow

Avant de créer le nouveau workflow, vous devez tester tous les cas d’utilisation imaginés.

Par exemple, comment les éléments urgents seront déplacés dans le système ? De quelle information avez-vous besoin ? Et comment est-elle capturée ?

Poser des questions et obtenir les détails vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.

Phase de validation du nouveau workflow

Il s’agit d’une exécution du workflow réel implémenté une fois qu’il a été créé.

Pour valider le travail, vous devez réunir les représentants des différentes parties prenantes qui utiliseront le workflow. (Par exemple, chaque département).

Contrairement aux tests en phase de conception, la validation nécessite que vous exécutiez manuellement toutes les étapes du workflow.

Vous devez également parcourir tous les statuts et procédures d’escalade possibles. De cette façon, vous vous assurerez qu’ils fonctionneront comme prévu. Vous pouvez collecter et rassembler les commentaires au fur et à mesure.

Bien sûr, il vaut bien mieux découvrir les problèmes maintenant plutôt que plus tard. Et jouer avec le workflow Jira peut être une façon amusante de voir comment cela s’agence.

Avant le lancement, vous souhaiterez également fournir une documentation sur les modifications.

Lorsque vous travaillez à grande échelle, vous pouvez gagner beaucoup de temps avec un ensemble de didacticiels vidéo et d’ateliers clairs et faciles d’accès vous permettant de dispenser une formation en cours d’emploi.

Les documents expliquant la fonctionnalité et ce qui est prévu pourraient être une deuxième meilleure option.

Phase de production du nouveau workflow

Le jour du lancement est arrivé et votre nouveau workflow est maintenant actif sur le système. Le travail est-il fini ? Pas encore.

Ce que vous devez encore faire, c’est :

– Définir et suivre les déviations de processus : Si les utilisateurs ne suivent pas les workflows Jira comme prévu, vous devez identifier le fait et savoir pourquoi. La manière de traiter cela dépend de l’environnement et précisément de ce que font les utilisateurs. Par exemple, si les développeurs déploient des modifications de code sans mise à jour des sujets, cela indique qu’il peut y avoir une déviation du processus.

– Examen : Une fois que vous avez découvert des problèmes, vous voudrez savoir exactement pourquoi la déconnexion se produit. L’utilisateur de Jira n’est-il pas au courant du processus correct ou le workflow n’est-il pas clair ?

Note : La modification des workflows pour un grand nombre de personnes peut nécessiter beaucoup de formation. Mais cela vaut la peine de s’assurer que vous atteignez tout le monde.

Cela peut signifier :

  • de transmettre les informations des chefs d’équipe à leurs équipes,
  • en organisant des réunions pour toutes les entreprises,
  • de créer des articles,
  • ou de gérer un wiki d’entreprise détaillant votre fonctionnalité de workflow Jira.

Discuter de l’impact : Les changements de workflow sont susceptibles d’être un gros problème pour l’organisation. Il peut donc être utile de contacter les chefs d’équipe pour examiner les modifications. Cela peut être fait tous les trimestres ou tous les deux ans. Vous devez vous assurer que les nouveaux workflows fonctionnent correctement et sont bien utilisés. Et vous devrez discuter de nouveaux changements. Les administrateurs peuvent également autoriser les équipes à expérimenter des workflows pour déterminer précisément les besoins.

Erreurs courantes à éviter lors de la création de workflows dans Jira

La personnalisation du workflow Jira est un processus complexe. Il est donc facile de faire des erreurs.

Voici quelques points à garder à l’esprit lors de la planification.

complicated jira workflow

C’est le type de structure que vous souhaitez éviter – où les détails sont beaucoup plus importants que ce qui est nécessaire pour un workflow efficace.

Création de nouveaux statuts de sujet Jira en dupliquant la fonctionnalité de workflow existante

Il peut être tentant de créer à la volée, au fur et à mesure.

Toutefois, si vous le faites ou si vous laissez les administrateurs de projet personnaliser eux-mêmes, vous constaterez peut-être que différentes équipes évolueront dans des directions différentes.

Aller trop loin dans la personnalisation de vos workflows Jira

Lorsque vous personnalisez vos workflows Jira, ils évoluent et deviennent de plus en plus différents.

Si cela continue, ils deviendront même différentes espèces et ne pourront plus se croiser…

Vous ne pourrez donc pas déplacer des projets ou des sujets entre des équipes ou des instances.

La solution à ce problème consiste à s’assurer que la personnalisation est cohérente dans l’ensemble de l’entreprise. Ou au moins au sein de chaque service, en minimisant ainsi les problèmes de compatibilité.

Pour vous assurer que tout le monde reste sur la même page, il est sage de limiter l’accès administrateur. Et c’est aussi une bonne idée de s’assurer que la personnalisation est approuvée et gérée dans l’ensemble.

Personnaliser les workflows dans Jira sans consultation

La découverte la plus agaçante qu’un administrateur puisse faire est peut-être de découvrir que les nouveaux statuts de workflow ne sont pas réellement utilisés.

Pour vous assurer de ne pas vous lancer dans des travaux inutiles, prenez le temps de parler aux utilisateurs et de définir des workflows.

Cela garantira que les exigences des utilisateurs sont bien comprises et que la spécification est à la fois nécessaire et reflète les processus de travail réels. Comme dit le proverbe, hâtez-vous lentement.

Conclusion

Dans ce guide, nous avons couvert :

  • Ce que sont les workflows – un système pour faire avancer les tâches dans Jira
  • Pourquoi vous pourriez souhaiter créer un workflow personnalisé – afin de mieux correspondre à vos processus métier
  • Les différents éléments des workflows – statuts, cessionnaires, transitions et résolutions
  • Comment tester votre workflow – de la conception à la validation en passant par le déploiement,
  • Nous vous avons présenté quelques exemples de workflow Jira
  • Et les erreurs courantes commises par les utilisateurs lors de la création de workflow, notamment les sujets de création de statuts en double, de personnalisation excessive et de création de nouveaux workflows lorsque cela n’est pas nécessaire

Après avoir lu ce guide, vous devez avoir une idée précise des avantages et des inconvénients de la création de workflows Jira personnalisés. Et exactement ce qu’un nouveau workflow Jira peut faire pour vous.

Jira est une plateforme extrêmement puissante et avec un peu de travail et de planification, vous pouvez vous assurer qu’elle est parfaitement adaptée à votre situation. Vous pourrez ainsi augmenter considérablement votre productivité.

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